Seguimos hablando de comunicación corporativa. Si el mes pasado tratábamos las diferencias entre la nota, la convocatoria y el comunicado de prensa y hoy te quiero contar algunos trucos para conseguir que tus documentos de difusión sean publicados, a ser posible sin freírle la cabeza al pobrecito periodista.
Hace ya casi dos décadas (Dios mío, cómo pasa el tiempo), comencé mi andadura profesional trabajando en informativos para televisión. Anteriormente había hecho prácticas en prensa y en todas las redacciones pude sentir el mismo ambiente: estrés y prisa. Creo que es difícil hacerse una idea de la presión bajo la que trabajan los periodistas, tanto los editores que deben filtrar qué información se publica y cuál no (un trabajo de muchísima responsabilidad), como los redactores a los que nos toca ir de aquí para allá y manejar temas de los ámbitos más diversos de un momento para otro.
Por eso, desde que trabajo en comunicación corporativa trato de «educar» a mis clientes, porque generalmente todos nos creemos que nuestra nota de prensa o nuestra convocatoria es la única que van a recibir ese día los medios o la más importante, y nada más lejos de la realidad. 30, 40, 60 notas y convocatorias al día. Y hablo de medios de un tamaño medio, valga la redundancia. No me quiero imaginar qué pueden recibir en un día en El País o en El Mundo.
Por eso, si queremos que los periodistas difundan nuestro trabajo, lo primero que tenemos que hacer es entender cómo trabajan y poner en práctica algo muy bonito en el trabajo y en la vida: la empatía.
Mejora tu comunicación corporativa con estos consejos para que los medios te publiquen
- Tener muy claro cuál es el objetivo: parece obvio, pero si nosotros mismos no sabemos qué queremos comunicar ¿cómo esperamos que los demás nos entiendan?
- Responder a esta pregunta: ¿Nuestro objetivo es noticiable? Es decir, ¿tiene algún tipo de interés para el medio de comunicación? Esto es, ¿puede tener interés para los lectores/oyentes/televidentes del medio? Porque sí, puede que para ti sea importantísimo lanzar una nueva línea de ovillos de lana pero, ¿para qué porcentaje de lectores de un medio de tirada nacional tiene interés?
- Relacionado con el punto anterior, decidir a qué medio/s vas a enviar la información es clave. Como estamos trabajando la empatía, no queremos hacer sufrir a los editores teniendo que leer algo que no les interesa para nada. Además, hacer un envío masivo solo servirá para que acaben poniendo nuestros correos en la carpeta de SPAM (y quién sabe si en algún momento tenemos algo más interesante que ofrecerles y se lo pierden porque estamos directamente en la basura).
- Voy a volver al punto 1: quizás vas a lanzar una nueva línea de ovillos de lana y quieres aparecer en medios generalistas. Entonces, ¿cuál es el hecho noticioso? ¿Qué tiene tu lana de especial? ¿Has montado tu negocio en una aldea rural perdida de la mano de Dios? ¿Son los colores de tus ovillos los colores del año de Pantone? ¿Tu lana es ecológica/reciclada/vegana? Ves por dónde voy, ¿verdad?
- Decidir qué documento periodístico es el más apropiado en cada situación: si aún no has leído el último artículo de este blog, es el momento de hacerlo.
- Utilizar la estructura más adecuada: siempre lo más importante al principio (el editor no se va a leer las 60 notas que le lleguen al día; si no, no haría otra cosa) y, si se trata de una convocatoria, los detalles de acceso como lugar, fecha u hora bien destacados y visibles, para que no haya lugar a malentendidos.
- Ser claros y concisos en los textos. Relacionado con el punto anterior, es importante facilitar toda la información, pero no hay que enrollarse, enredarse en detalles insignificantes o dar vueltas sobre lo mismo. No lo dudes, si el periodista quiere profundizar más, te llamará las veces que haga falta.
- Facilitar datos de contacto precisamente para que el periodista, si lo requiere, pueda indagar. Puede ocurrir que la lana esté en auge total y quieran hacer de tu lanzamiento un reportaje en profundidad. Eso sí, a ser posible, que la persona portavoz sepa comunicar y conozca todos los datos noticiosos.
- Redactar adecuadamente. Como ya comenté en el post anterior, muchas veces las notas de prensa se «fusilan» tal cual; esto es, se copian y pegan igual o prácticamente igual. No queremos cabrear al periodista ni hacerle quedar mal, por lo que una redacción cuidada, con buen vocabulario, buena estructura y sin faltas de ortografía resulta imprescindible.
- No atosigar. Esta es la eterna duda y mi eterna frustración como responsable de prensa. Sé que hay especialistas en comunicación que piensan otra cosa. Lo que no sé es si esas personas alguna vez han trabajado en medios. Yo soy defensora absoluta de no llamar para confirmar si van a ir o no nuestro evento (en el caso de una convocatoria de prensa). Porque puede que ni siquiera lo sepan ellos (¿tu rueda de prensa coincide con otra de más relevancia para el medio?, ¿ha habido una catástrofe repentina y todos los medios están en el lugar de los hechos?, ¿acaba de dimitir el presidente del Gobierno?. Mala suerte. Te has quedado solo) o, si ya lo tienen decidido, solo conseguirás que te cojan manía.
- En línea con el anterior punto, a la hora de organizar el evento debes tener en cuenta las mejores horas: a media mañana suelen tener lugar las comparecencias de políticos y eso siempre tiene prioridad. Tampoco debes establecerlo demasiado cerca de las horas de informativos, cuando los redactores suelen estar ultimando las noticias en las redacciones.
- Preparar adecuadamente el lugar en el que va a tener lugar el acto. Si has convocado a la tele o a la radio, necesitas una buena iluminación, toma de sonido y espacio suficiente.
- Ser amables, siempre, proporcionar documentación adicional (por ejemplo, un dossier con datos) y, si procede, tener un detallito. No digo que haya que comprar al periodista, pero si haces un desayuno de trabajo y no pones ni un mísero café para la prensa, pues ya te retratas tú solo. Vuelvo a repetir que el del periodista es un trabajo duro, complicado y bastante ingrato, y ser comprensivo con esta circunstancia te va a hacer ganar puntos.
- Invitar a un personaje relevante, si procede. Mis alumnos siempre se ríen cuando cuento esto en mis cursos, pero es una realidad. Seguro que alguna vez te has fijado en una entrevista hecha a tal personaje con motivo de la inauguración de tal restaurante con el consiguiente photocall o logotipo detrás. A veces lo noticioso no es la apertura de un nuevo restaurante en Madrid (¡otro más!), sino la asistencia de este cantante que llevaba dos años meditando en una cueva. No te estoy diciendo que tengas que invitar a Bisbal a la presentación de tus ovillos de lana, llévalo a tu terreno. Piensa qué es noticiable en tu ciudad.
Todos estos consejos se resumen en dos: hazlo noticiable y pónselo fácil. Y si no sabes por donde empezar, no te preocupes, estoy aquí para ayudarte. Ponte en contacto conmigo y agenda una reunión sin compromiso.
