En alguna ocasión, trabajando como responsable de comunicación o incluso colaborando de forma puntual con algunas organizaciones, me han pedido que envíe un comunicado de prensa. ¿Para qué? Para convocar a los medios a una rueda de prensa o para aparecer en los medios debido a, por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
Pero el comunicado de prensa no sirve exactamente para eso y es importante conocer las diferencias entre uno u otro documento: definir nuestro objetivo y estructurar correctamente el texto es clave para que los medios se interesen por nuestra información y la publiquen, dándonos la difusión que estamos buscando.
Nota de prensa: concepto y estructura
La nota de prensa es un documento que se utiliza para comunicar información relevante a los medios de comunicación. Por lo general, se presenta en formato de noticias y se envía a los medios para su publicación. La nota de prensa suele ser utilizada para informar sobre un evento, el lanzamiento de productos o servicios, una nueva promoción o la presentación de una campaña, etc.
La estructura de una nota de prensa suele ser la siguiente:
- Encabezado: incluye el título de la nota de prensa y la fecha.
- Introducción: un párrafo introductorio que resuma la noticia en pocas líneas y que enganche al lector. Es importante que sea atractivo para que los medios lo publiquen.
- Cuerpo: es la parte principal de la nota de prensa, en la que se detalla la información relevante sobre el evento, producto o servicio. Es importante incluir todos los detalles necesarios para que los medios puedan escribir su propia noticia a partir de la información proporcionada. A veces se utilizan citas o testimonios de expertos o portavoces de la empresa para dar credibilidad y valor a la información.
- Datos de contacto: al final de la nota de prensa, se deben incluir los datos de contacto del responsable de la empresa o institución, como el correo electrónico y el teléfono, para que los periodistas puedan obtener más información o hacer preguntas adicionales si es necesario.
- Cierre: no siempre se incluye, pero puede ser una frase de agradecimiento o una llamada a la acción, por ejemplo invitando a los periodistas a solicitar más información sobre el tema.
Es importante tener en cuenta que la nota de prensa debe ser concisa, clara y objetiva. Debe contener toda la información relevante y no debe incluir lenguaje publicitario o promocional. ¿Este punto te parece extraño? Pues no lo es en absoluto porque, en algunas muchas ocasiones, el medio de comunicación copia la nota tal cual o con escasas modificaciones. Por este motivo, cuanto más periodística sea la nota, mejor encajará.
En conclusión, la nota de prensa se enfoca en proporcionar información de interés para los medios de comunicación, no en vender un producto o servicio.
Convocatoria de prensa: concepto y estructura
La convocatoria de prensa es el que más fácil de distinguir de estos los tres documentos. Se utiliza para invitar a los medios de comunicación a un evento o rueda de prensa. En la convocatoria se incluyen los detalles del evento, la hora, el lugar y el propósito. Es importante que el texto sea claro y conciso para que los periodistas se sientan atraídos a cubrir el evento.
La estructura de una convocatoria de prensa suele ser la siguiente:
- Encabezado: incluye el título de la convocatoria, la fecha y el lugar donde se llevará a cabo la rueda de prensa o el evento.
- Introducción: se trata de un párrafo introductorio que presente el propósito del evento y lo que se espera lograr con la convocatoria.
- Detalles del evento: en esta sección se detallan los puntos más importantes sobre el evento, como el programa, los participantes, los temas que se tratarán, la duración, etc.
- Información de contacto: al final de la convocatoria de prensa, se deben incluir los datos de contacto del responsable de la empresa o institución, como el correo electrónico y el teléfono, para que los periodistas puedan confirmar su asistencia o hacer preguntas adicionales si es necesario.
Es importante que la convocatoria de prensa sea clara y concisa, y que proporcione toda la información relevante que los periodistas necesiten saber para decidir si van a asistir al evento o no. Ademas, resulta fundamental resaltar de forma evidente el lugar, la fecha y la hora en la que tendrá lugar la rueda de prensa o evento. El objetivo es facilitar al máximo el trabajo del periodista.
Comunicado de prensa: concepto y estructura
Por último, el comunicado de prensa es un documento utilizado para anunciar una noticia importante (como la inauguración de una nueva sede) o posicionarse ante un hecho u opinión. A diferencia de la nota de prensa, el comunicado es más formal y representa de algún modo la voz más institucional de la organización.
La estructura del comunicado de prensa suele ser la siguiente:
- Encabezado o título: breve, directo y claro, que resuma la noticia principal. Debe captar la atención del lector y dar la idea central en pocas palabras.
- Subtítulo (opcional): aporta un poco más de contexto o detalle, sin repetir el título. Puede resumir el “por qué” o el impacto de la noticia.
- Lead o primer párrafo: aquí se responden las preguntas clave de la información periodística: qué, quién, cuándo, dónde, cómo y por qué. Es la parte más importante, ya que muchos medios solo leen el lead para decidir si continúan con la noticia.
- Cuerpo o desarrollo: se amplía la información, se incluyen citas de portavoces oficiales, datos relevantes y contexto adicional. La redacción debe ser clara, objetiva y profesional. Siempre se han de evitar opiniones personales o lenguaje excesivamente promocional.
- Datos de contacto: al final se incluye información para que los periodistas puedan solicitar más detalles o entrevistas, normalmente nombre, cargo, teléfono y correo electrónico del responsable de prensa o portavoz de la organización.
- Notas adicionales (opcional): a veces se añaden aclaraciones, referencias, enlaces a documentos o materiales gráficos que complementen la información.
Es importante que el comunicado de prensa sea claro, conciso y objetivo. Debe proporcionar información relevante y veraz, sin incluir lenguaje publicitario o promocional excesivo y lo ideal es que la extensión total no supere las dos páginas, ya que los periodistas siempre van con prisa y por ese motivo valoran mucho la concisión y la claridad.
En resumen, la nota de prensa se utiliza para informar; la convocatoria, para invitar; y el comunicado tiene una voz más institucional. Cada uno de estos documentos tiene un propósito específico y es importante emplearlos de manera apropiada para conseguir nuestro objetivo: la difusión en medios de comunicación.
